Polityka prywatności sklepu internetowego ERGOSTREFA

obowiązująca od 31 sierpnia 2026 r.

1. Administrator danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych osób korzystających ze sklepu internetowego ERGOSTREFA, dostępnego pod adresem https://ergostrefa.pl, jest Mika Trans Kamil Pencak, adres siedziby: ul. Ks. Bosko 18/3, 08-300 Sokołów Podlaski, NIP: 8231602849, REGON: 140754779, dalej jako „Administrator”.
2. W sprawach dotyczących prywatności i przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: kontakt@ergostrefa.pl.
3. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych należy kontaktować się bezpośrednio z Administratorem.
4. Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowi Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwane dalej „RODO”.

2. Zakres i źródła danych

1. Administrator może przetwarzać dane podane bezpośrednio przez użytkownika, w szczególności:
   • imię i nazwisko;
   • nazwę firmy, NIP i dane osoby kontaktowej – jeżeli zakup jest dokonywany w związku z działalnością gospodarczą;
   • adres dostawy i adres rozliczeniowy;
   • adres e-mail i numer telefonu;
   • dane dotyczące Zamówienia, płatności, dostawy, zwrotu lub reklamacji;
   • treść korespondencji kierowanej do Administratora.
2. Podczas korzystania ze Sklepu mogą być automatycznie zapisywane dane techniczne, takie jak adres IP, typ urządzenia i przeglądarki, system operacyjny, data i godzina zdarzenia, identyfikatory sesji oraz informacje niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania Sklepu.
3. Dane pochodzą przede wszystkim od osoby, której dotyczą. Dane dotyczące statusu płatności lub dostawy mogą pochodzić również od operatora płatności, przewoźnika albo podmiotu realizującego wysyłkę na zlecenie Administratora.
4. Administrator nie wymaga podawania szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak dane dotyczące zdrowia, poglądów politycznych lub przekonań religijnych. Nie należy przekazywać takich informacji w formularzach ani korespondencji, jeżeli nie jest to konieczne.

3. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania

1. Obsługa koszyka, złożenie i realizacja Zamówienia, dostawa, płatność oraz obsługa zwrotu – dane są przetwarzane w celu podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy oraz wykonania umowy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane są przechowywane przez czas realizacji umowy, a następnie do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń.
2. Prowadzenie konta Klienta – dane są przetwarzane w celu wykonania umowy o świadczenie usługi drogą elektroniczną, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane są przechowywane do czasu usunięcia konta, a następnie przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
3. Kontakt i obsługa zapytań – dane są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na obsłudze użytkowników i klientów. Jeżeli zapytanie zmierza do zawarcia umowy, podstawą jest również art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane są przechowywane do czasu zakończenia sprawy, a następnie przez okres potrzebny do wykazania przebiegu korespondencji lub ochrony przed roszczeniami.
4. Obsługa reklamacji oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń – dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest ochrona jego praw i dokumentowanie prawidłowego wykonania obowiązków. Dane są przechowywane do czasu zakończenia sprawy i upływu terminu przedawnienia roszczeń.
5. Realizacja obowiązków podatkowych, księgowych i rachunkowych – dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z obowiązkami wynikającymi z przepisów prawa. Dokumentacja jest przechowywana przez okres wymagany przez właściwe przepisy.
6. Bezpieczeństwo Sklepu, zapobieganie nadużyciom i prowadzenie logów technicznych – dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest zabezpieczenie Sklepu, danych i transakcji oraz diagnostyka błędów. Dane są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji tych celów, a w przypadku incydentu – do czasu wyjaśnienia sprawy lub upływu terminu właściwych roszczeń.
7. Obrona przed nadużyciami płatniczymi – dane dotyczące transakcji mogą być przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO przez Administratora oraz zgodnie z odrębnymi zasadami operatora płatności. Prawnie uzasadnionym interesem jest ochrona klientów i Administratora przed oszustwami.
8. Newsletter – jeżeli użytkownik dobrowolnie zapisze się do newslettera, jego adres e-mail będzie przetwarzany w celu przesyłania informacji o nowościach, promocjach i ofercie Sklepu, na podstawie zgody użytkownika zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, korzystając z odnośnika znajdującego się w wiadomości lub kontaktując się z Administratorem. Dane będą przetwarzane do czasu wycofania zgody. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Sklep obecnie nie wykorzystuje Google Analytics, Meta/Facebook Pixel ani TikTok Pixel. Jeżeli takie narzędzia zostaną uruchomione, Polityka prywatności oraz ustawienia zgód zostaną wcześniej odpowiednio zaktualizowane.

4. Dobrowolność podania danych

1. Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są niezbędne do złożenia i realizacji Zamówienia, założenia konta, otrzymania odpowiedzi albo obsługi reklamacji.
2. Niepodanie danych wymaganych do realizacji danego celu może uniemożliwić wykonanie odpowiedniej czynności.
3. Podanie danych na fakturze lub innym dokumencie księgowym może być obowiązkowe na podstawie przepisów prawa.

5. Odbiorcy danych

1. Dane mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji danego celu następującym kategoriom odbiorców:

   • cyber_Folks S.A. z siedzibą przy ul. Wierzbięcice 1B, 61-569 Poznań, NIP: 7792467259, KRS: 0000685595 – jako dostawcy platformy sklepowej Shoper, hostingu, poczty i wsparcia technicznego;

   • operatorom płatności udostępnionym w Sklepie, w szczególności operatorowi Przelewy24 po uruchomieniu tej usługi;
   • przewoźnikom i firmom kurierskim wybranym przez Klienta, w szczególności DPD;
   • dostawcom Towarów, magazynom i partnerom logistycznym realizującym wysyłkę bezpośrednio do Klienta na zlecenie Administratora;
   • podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne, informatyczne, serwisowe i pocztowe;
   • bankom oraz podmiotom uczestniczącym w rozliczeniu transakcji;
   • organom publicznym i innym podmiotom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.
2. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora działają na podstawie odpowiednich umów i mogą przetwarzać dane wyłącznie zgodnie z udokumentowanymi poleceniami Administratora, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.
3. Operator płatności, bank lub przewoźnik może działać jako odrębny administrator danych w zakresie określonym jego przepisami i polityką prywatności. Szczegółowe informacje są udostępniane przez dany podmiot.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. W obecnej konfiguracji Sklepu Administrator nie planuje przekazywania danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy ani do organizacji międzynarodowych.
2. Jeżeli w przyszłości zostanie uruchomiona usługa powodująca takie przekazanie, nastąpi ono wyłącznie na podstawie mechanizmu przewidzianego w RODO, a niniejsza Polityka zostanie odpowiednio zaktualizowana.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

1. W granicach wynikających z RODO osoba, której dane dotyczą, ma prawo do:
   • dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;
   • sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych;
   • usunięcia danych;
   • ograniczenia przetwarzania;
   • przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany;
   • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją tej osoby;
   • wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
2. Żądanie dotyczące realizacji praw można przesłać na adres: kontakt@ergostrefa.pl. Administrator może poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.
3. Niektóre prawa mogą podlegać ograniczeniom wynikającym z RODO lub innych przepisów, w szczególności gdy dalsze przechowywanie danych jest konieczne do realizacji obowiązku prawnego albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
4. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem. Aktualne dane kontaktowe organu są dostępne pod adresem: https://uodo.gov.pl.

8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

1. Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.
2. W obecnej konfiguracji Sklepu Administrator nie prowadzi profilowania reklamowego.

9. Pliki cookies i podobne technologie

1. Sklep korzysta z plików cookies, czyli niewielkich plików tekstowych zapisywanych na urządzeniu użytkownika, oraz z podobnych technologii niezbędnych do działania usług internetowych.
2. W obecnej konfiguracji wykorzystywane są przede wszystkim cookies techniczne i niezbędne, służące w szczególności do:
   • utrzymania sesji i działania koszyka;
   • zapamiętania ustawień użytkownika;
   • obsługi logowania do konta;
   • zapewnienia bezpieczeństwa Sklepu i transakcji;
   • zapamiętania wyborów dotyczących cookies.
3. Cookies niezbędne są stosowane, ponieważ bez nich Sklep nie mógłby świadczyć usług żądanych przez użytkownika albo działać prawidłowo. Ich stosowanie nie wymaga zgody w zakresie przewidzianym przepisami.
4. Sklep nie wykorzystuje obecnie cookies analitycznych ani reklamowych pochodzących z Google Analytics, Meta/Facebook Pixel lub TikTok Pixel.
5. Jeżeli w przyszłości zostaną dodane cookies analityczne, funkcjonalne niewymagane albo reklamowe, będą one uruchamiane dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody użytkownika. Brak zgody lub jej wycofanie nie może blokować podstawowych funkcji zakupowych Sklepu.
6. Użytkownik może zmieniać ustawienia cookies za pomocą panelu zgód dostępnego w Sklepie oraz ustawień swojej przeglądarki. Ograniczenie cookies niezbędnych może spowodować nieprawidłowe działanie koszyka, logowania lub innych funkcji Sklepu.
7. Okres działania poszczególnych cookies zależy od ich rodzaju: cookies sesyjne są usuwane po zakończeniu sesji, a cookies trwałe pozostają na urządzeniu przez okres określony w ich parametrach albo do ich wcześniejszego usunięcia przez użytkownika.

10. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające chronić dane osobowe przed utratą, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, zmianą lub zniszczeniem.
2. Po uruchomieniu certyfikatu SSL transmisja danych pomiędzy urządzeniem użytkownika a Sklepem będzie szyfrowana przy użyciu protokołu HTTPS.
3. Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby i podmioty, dla których jest to niezbędne do wykonywania obowiązków lub świadczenia usług na rzecz Administratora.

11. Zmiany Polityki prywatności

1. Polityka może być aktualizowana w przypadku zmiany prawa, sposobu działania Sklepu, dostawców usług albo zakresu wykorzystywanych narzędzi.
2. Nowa wersja będzie publikowana w Sklepie ze wskazaniem daty jej obowiązywania.
3. Zmiana Polityki nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wejściem w życie.